Întocmirea actelor notariale

Documentele notariale în oficiile diplomatice și consulare ale Ucrainei în străinătate se întocmesc exclusiv în limba ucraineană.

Legalizarea documentelor se realizează în sediul oficiului consular al Ambasadei în timpul orelor de primire a vizitatorilor.  

Actele notariale se întocmesc în ziua prezentării tuturor actelor necesare în acest sens și se întocmesc  (tipăresc) în conformitate cu cerințele legii, achitării taxei consulare și rambursarea cheltuielilor efective. Întocmirea acțiunilor notariale poate fi amânată dacă este necesar să se solicite informații sau documente suplimentare sau expedierea documentelor spre expertiză, precum și din alte motive prevăzute de legislația Ucrainei.  

Acordurile notariale, precum și procurile, declarațiile și alte documente se semnează de către solicitant personal în prezența consulului, care întocmește actele notariale. Dacă  acordul, procura, declarația sau alt document  este semnat în lipsa consulului, atunci persoana care a semnat un astfel de document trebuie să confirme personal că documentul a fost semnat de acesta.

Dacă întocmirea unui act notarial contravine legislației Ucrainei, consulul refuză să întocmească un astfel de act.  Consulul nu acceptă documente pentru acte notariale dacă acestea nu îndeplinesc cerințele legislației Ucrainei, sau prin conținutul lor pot prejudicia interesele Ucrainei, sau conțin informații care defăimează onoarea și demnitatea cetățenilor.

Nu se acceptă pentru actele notariale documente cu ștersături sau completări, cuvinte tăiate sau alte corectări, precum și documentele scrise cu creion.

Taxa consulară pentru cele mai frecvente acte notariale este:

-  certificarea împuternicirilor pentru dreptul de a folosi și dispune de bunuri, cu excepția vehiculelor, a altor mijloace de transport, altor mașini și mecanisme autopropulsate, precum și pentru realizarea tranzacțiilor de credit  -60 dolari SUA.

Copiilor, unuia dintre soți, părinților, dacă există documente justificative – 30 dolari SUA.

certificarea împuternicirilor pentru dreptul de a folosi și de a dispune de vehicule  - 60 dolari SUA.

                  Copiilor, unuia dintre soți, părinților, dacă există documente justificative   – 30 dolari SUA.

 certificarea autenticității fiecărei semnături de pe documente – 20 dolari SUA.

Certificat de Apostilare 

În data de  22 decembrie 2003,  pentru Ucraina a intrat în vigoare  Convenția de la Haga, care anulează cerința de legalizare a documentelor oficiale străine (1961).

Documentele oficiale care vor fi utilizate pe teritoriul statelor -membre al Convenției trebuie să fie certificate cu ștampila specială „Apostille” (în continuare - apostila), aplicată de autoritatea competentă a statului în care a fost întocmit documentul.  

Documentele oficiale, pe care este aplicată apostila nu necesită nici o altă certificare (legalizare).  

În conformitate cu al doilea aliniat al articolului 3 din Convenție, care elimină cerința de legalizare a documentelor oficiale străine, respectarea procedurii de aplicare a apostilei nu poate fi solicitată de statelele -membre ai  Convenției, dacă există acorduri între două sau mai multe state care anulează sau simplifică această procedură sau scutesc documentul însuși  de la legalizare.

În legătură cu intrarea în vigoare a Convenției de la Haga pentru Ucraina, a modificărilor în procedura de certificare a documentelor au intervenit doar în relațiile cu acele state care sunt membre ale acestei Convenții și cu care până în prezent s-a aplicat legalizarea consulară.

Convenția nu se aplică: 

• asupra documentelor întocmite de instituţiile diplomatice sau consulare;
• pe documente administrative, care au legătură directă la operațiuni comerciale sau vamale. Informații despre statele care sunt membre ale Convenției pot fi obținute pe site-ul oficial al Conferinței de la Haga de drept internațional privat.

Procedura de aplicare a unei Apostile în Ucraina.

În conformitate cu Cabinetul de Miniștri al Ucrainei „Cu privire la acordarea împuternicirii de a aplica o apostilă prevăzută de Convenția pentru eliminarea cerinței de legalizare a documentelor oficiale străine”, apostila se aplică de:

1. Ministerul educației și științei  - pe documentele oficiale emise de Ministerul Educației și Științei, organele centrale ale puterii executive, ale căror activități sunt conduse și coordonate de Cabinetul de miniștri al Ucrainei prin Ministrul Educației și Științei, organele lor teritoriale, instituțiile de învățământ, întreprinderile, instituții și organizații care prestează servicii în domeniul educației și științei sau desfășoară alte activități, legate de furnizarea unor astfel de servicii. La astfel de acte se referă:
   • actele de studii ;
   • certificate privind acordarea de titluri științifice;
   • atestate, certificate de la instituții de învățământ, curricule și altele;
2. Міnisterul justiției-   asupra actelor emise de organele de justiție, instanțe, instituțiile de arhive de stat, autorități penitenciare  și de probațiune; precum şi asupra documentelor întocmite de notarii din Ucraina.   La astfel de acte se referă:   
   • certificate, eliberate de organele de înregistrare de stat a actelor de stare civilă;
   •  extrase din Registrul de stat al actelor de stare civilă ale cetățenilor;
   • certificate de arhivă;
   • documente certificate de notari, hotărâri judecătorești și adeverințe.
3. Міnisterul Afacerilor Interne–  asupra documentelor emise de Ministerul Afacerilor Interne și organele teritoriale ale acestuia pentru prestarea de servicii, cu excepția documentelor care se referă la sfera educației și științei. La astfel de documente se referă:
   •  Extrase din sistemul informatic și analitic „înregistrarea informațiilor privind tragerea unei persoane la răspundere penală și prezența unui cazier judiciar (așa-numitul certificat de lipsă de cazier judiciar)
4. Serviciul de stat pentru Migrație–  privind documentele emise de Serviciul de Stat pentru Migrație, subdiviziunile sale teritoriale și subdiviziunile teritoriale aferente domeniului migrației (imigrație și emigrare), inclusiv combaterea migrației ilegale, a cetățeniei, a refugiaților și a altor categorii de migranți specificate de lege.   La astfel de documente se referă:
   • Certificate/extrase din Registrul Demografic de Stat Unificat și altele.
5. Serviciul Fiscal de Stat – pe documente emise de Serviciul Fiscal de Stat și organele sale teritoriale. Astfel de documente includ:
   • Certificat care confirmă statutul de rezident fiscal al Ucrainei;
   •  Informații din Registrul de stat al contribuabililor persoane fizice cu privire la sursele/sumele veniturilor plătite și impozitele reținute și alte.
6. Міnisterul Afacerilor Externe – pe toate celelalte tipuri  de acte.

Procedura de aplicare a unei apostile pe documentele oficiale întocmite pe teritoriul Ucrainei și destinate utilizării pe teritoriul altor state este reglementată de Reguli.

Apostila nu se aplică:

• pe documente,  emise de către de instituțiile diplomatice străine ale Ucrainei;
• pe documente administrative legate direct de operațiuni comerciale sau vamale.