Referitor la problemele solicitării de documente din Ucraina sau de informații (în special, despre un cazier judiciar în Ucraina), persoanele cu domiciliul în Republica Moldova pot contacta Ambasada pentru a depune solicitare corespunzătoare în Ucraina. Pentru solicitarea unui document/informații se percepe o taxă consulară conform tarifelor aprobate:
solicitarea unui document și emiterea acestuia – 20 dolari SUA;
solicitarea unui document certificat în Ucraina de către un organ autorizat și emiterea acestuia – 50 dolari SUA;
solicitarea informației de la autoritățile competente din Ucraina și eliberarea certificatului relevant (pentru o persoană) – 30 dolari SUA.
Solicitările de documente pot fi transmise și de către cetățeni direct la adresele instituțiilor de arhivă din Ucraina.
Solicitarea actelor privind înregistrarea actelor de stare civilă.
În confirmarea faptelor care fac obiectul înregistrării la autoritățile de stare civilă de stat, aceste instituții eliberează certificate în mod corespunzător care conțin date de bază despre o persoană sau extrase din Registrul de stat al actelor de stare civilă a cetățenilor.
Certificatele repetate se eliberează persoanelor asupra cărora s-a întocmit cazierul de stare civilă, iar certificatele de naștere repetate ale copiilor pot fi eliberate părinților și părinților adoptivi.
Certificatele de naștere repetate ale copiilor, care nu au împlinit vârsta de 18 ani pot fi eliberate și tutorilor, custodelor și reprezentanților unei instituții de sănătate, de învățământ sau ai altei instituții pentru copii în care copilul se află permanent. Persoanele care au împlinit vârsta de 16 ani, pot primi certificate repetate dacă dețin pașaport.
Certificatele de naștere ale copiilor se eliberează repetat părinților și părinților adoptivi, indiferent de vârsta copilului. Persoanei, private de drepturile părintești nu i se eliberează certificate de naștere repetat. La eliberarea unui certificat de naștere repetat, informațiile despre părinți sunt furnizate în deplină conformitate cu datele certificatului de naștere.
Certificatele de deces repetate se eliberează numai rudelor defunctului (copiii defunctului, inclusiv copiii adoptați, alt soț, frații și surorile defunctului, bunicii defunctului atât din partea tatălui, cât și din partea mamei).
Relațiile de familie trebuie să fie confirmate prin acte.
Nu se eliberează certificate repetate ale unei căsătorii care a fost încetată. În acest caz, la cererea solicitanților, se eliberează un extras din Registrul de stat al actelor de stare civilă.
Extrase din Registrul de stat al actelor de stare civilă se eliberează atât persoanelor pentru care s-a întocmit înregistrarea actului, cât și rudelor în linie directă ascendentă și descendentă, precum și părinților adoptivi, tutori și custozilor. Documentele privind înregistrarea de stat a actelor de stare civilă pot fi reemise pe baza unei procuri notariale.
În cazul unei cereri adresate Ambasadei pentru eliberarea unui extras din Registrul de stat al actelor de stare civilă al cetățenilor, taxa consulară pentru examinarea cererii este de 10 USD SUA. Totodată, taxa pentru eliberarea extrasului se plătește separat, în valoare de 73 grivne, care este transferată de către solicitant pe un cont special al Serviciului Trezoreriei de Stat al Ucrainei.
În cererea de eliberare a unui certificat repetat se indică următoarele: numele, prenumele, patronimul și adresa solicitantului; numele, prenumele, patronimul persoanei pentru care se solicită certificatul; ce certificat este necesar; când și de către care organ al înregistrării de stat a actelor de stare civilă a fost întocmit înregistrarea actului de stare civilă; scopul solicitării de recertificare.
Dacă se solicită un certificat de naștere, sunt indicate și numele de familie, prenumele și patronimul părinților. La solicitarea unui certificat de căsătorie sau de desfacere a căsătoriei, se indică și cu cine a fost înregistrată sau desființată căsătoria.