Вчинення нотаріальних дій.

Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського підрозділу Посольства у години прийому відвідувачів.

Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього та підготовлених (надрукованих) відповідно до вимог закону документів, сплати консульського збору і відшкодування фактичних витрат. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Нотаріально посвідчувані угоди, а також доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії. Якщо угоду, доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем.

Конульський збір за вчинення найбільш поширених нотаріальних дій становить:

- посвідчення довіреностей на право користування і розпорядження майном, крім транспортних засобів, інших самохідних машин і механізмів, та здійснення кредитних операцій – 60 дол.США

              дітям, другому з подружжя, батькам, за наявності підтвердних документів – 30 дол. США

 посвідчення довіреностей на право користування і розпорядження транспортними   засобами - 60 дол.США

                   дітям, другому з подружжя, батькам, за наявності підтвердних документів – 30 дол. США

 засвідчення вірності кожного підпису на документах – 20 дол. США.

Засвідчення Апостилем.

22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)

Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають засвідчуватися спеціальним штампом «Apostille» (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.

Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації.

У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відносинах лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.

Конвенція не поширюється:

• на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;
• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права. 

Іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:

1. За умови їх засвідчення штампом апостиль, якщо вони складені на території держав-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

• відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації;

2. Без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори.

Інформація щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін, міститься у листі Міністерства юстиції України.

3. За умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.

У цьому зв’язку слід враховувати положення Договору між Україною і Республікою Молдова про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах, вчиненого м. Києві 13 грудня 1993 року, який набрав чинності 24.02.1995 (далі – Договір).

У статті 15 «Визнання документів» частини першої «Загальні положення» Договору визначено, що:

1. документи, які підготував або засвідчив відповідний орган однієї з Договірних Сторін, скріплені гербовою печаткою і підписом уповноваженої особи, мають силу документа на території іншої Договірної Сторони без потреби будь-якого іншого засвідчення. Це стосується також копій і перекладів документів, які засвідчені відповідним органом (пункт 1);

2. документи, які на території однієї з Договірних Сторін визнаються офіційними, вважаються такими ж на території іншої Договірної Сторони (пункт 2).

Порядок проставляення Апостилю в Україні.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів», апостиль проставляє:

1. Міністерство освіти  і  науки- на офіційних документах, виданих Міністерством освіти і науки, центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра освіти і науки, їх територіальними органами, закладами освіти, підприємствами, установами і організаціями, які надають послуги у сфері освіти і науки або провадять іншу діяльність, пов’язану з наданням таких послуг. До таких документів відносяться:
   • дипломи про освіту;
   • сертифікати про присвоєння вчених звань;
   • атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;
2. Міністерство юстиції- на документах, що видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, органами виконання покарань та пробації; а також на документах, що оформляються нотаріусами України. До таких документів відносяться:
   • свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану;
   • витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
   • архівні довідки;
   • документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.
3. Міністерство внутрішніх справ– на документах, що видаються Міністерством внутрішніх справ та його територіальними органами з надання сервісних послуг, крім документів, що стосуються сфери освіти і науки. До таких документів відносяться:
   • Витяги з інформаційно-аналітичної системи «облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості (т.з. Довідки про відсутність судимості)
4. Державна міграційна служба– на документах, що видаються Державною міграційною службою, її територіальними органами та територіальними підрозділами, що стосуються сфери міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів. До таких документів відносяться:
   • Довідки/витяги з Єдиного державного демографічного реєстру та інші
5. Державна податкова служба– на документах, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами. До таких документів відносяться:
   • Довідка-підтвердження статусу податкового резидента України;
   • Відомості з Державного реєстру фізичних осіб-платників податків про джерела/суми виплачених доходів та утриманих податків та інші
6. Міністерство закордонних справ - на всіх інших видах документів.

Процедура проставлення апостилю на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами.

Апостиль не проставляється:

• на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;

на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

05.03.2025 набрав чинності Закон України від 16.01.2025 № 4225-IX «Про внесення змін до Бюджетного кодексу України щодо актуалізації та удосконалення деяких положень» (далі – Закон), яким були внесені зміни до статті 29 Бюджетного кодексу України, зокрема, плату за проставлення апостиля було віднесено до доходів загального фонду Державного бюджету України.

У цьому зв’язку були змінені реквізити рахунку, відкритого в Державній казначейській службі України (далі – Казначейство) на ім’я Головного управління Казначейства у місті Києві, за кодом класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг», та відомчою ознакою «41», для зарахування плати за проставлення апостиля.

Наголошується на необхідності зазначення в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) коду класифікації доходів державного бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля» при сплаті заявником державного мита за проставлення апостиля.

Реквізити валютного рахунку Казначейства розміщені на його сайті у розділі «Діяльність» за посиланням: 

https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv      

Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортно-імпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням:

https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasove-obslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelik-bankiv-korespondentiv/